🚩Advanced Retention Management System for Arab Ink
This module provides comprehensive retention management capabilities for handling security deposits,
performance guarantees, and warranty withholdings in business transactions.
Key Features:
🔹 Flexible Retention Configuration
• Percentage-based or fixed amount retention calculations
• Configurable retention accounts and journals
• Company-specific retention settings
• Default retention percentages and release periods
🔹 Multi-Document Integration
• Sale Orders: Customer withholds retention from payments
• Purchase Orders: Company withholds retention from vendor payments
• Customer Invoices: Automatic retention processing
• Vendor Bills: Retention management for purchases
🔹 Automated Journal Entries
• Sales Retention: Dr. Retention Receivable, Cr. Deferred Revenue
• Purchase Retention: Dr. Prepaid Expense, Cr. Retention Payable
• Release Entries: Proper reversal of hold entries
• Multi-currency support with proper conversion
🔹 Retention Lifecycle Management
• Draft → Confirmed → Held → Partially Released → Fully Released
• Automatic state transitions based on release amounts
• Expected release date tracking with overdue monitoring
• Configurable retention reasons (Performance, Warranty, etc.)
🔹 Release Management
• Partial release capabilities with detailed tracking
• Full release with optional journal entry reversal
• Manual and automatic release options
• Release approval workflows and documentation
🔹 Monitoring & Reporting
• Real-time retention dashboard
• Overdue retention alerts and reminders
• Partner-wise retention summaries
• Detailed audit trails and activity logging
🔹 Advanced Features
• Email notifications for upcoming releases
• Scheduled automatic release processing
• Excel export capabilities for reporting
• Integration with existing accounting workflows
Business Use Cases:
✅ Construction & Projects: Performance guarantees and milestone retentions
✅ Trading & Supply: Quality assurance and delivery guarantees
✅ Service Contracts: Warranty periods and service guarantees
✅ Government Contracts: Compliance with retention requirements
✅ Vendor Management: Payment security and performance assurance
Configuration Steps:
1. Setup Accounts: Configure retention receivable/payable accounts
2. Journal Configuration: Set up retention journal for entries
3. Default Settings: Configure percentages and release periods
4. Partner Setup: Define partner-specific retention terms
5. Automation: Enable automatic releases and reminders
Technical Specifications:
• Dependencies: Sale Management, Accounting, Products, Mail
• Database: Supports multi-company and multi-currency
• Performance: Optimized for large transaction volumes
• Security: Role-based access controls and audit trails
🚩 نظام إدارة الاستقطاعات المتقدم لحبر العرب التجارية
يوفر هذا النموذج إمكانيات شاملة لإدارة الاستقطاعات للتعامل مع الودائع الأمنية وضمانات الأداء
والاستقطاعات الضمانية في المعاملات التجارية.
الميزات الرئيسية:
🔹 إعدادات استقطاع مرنة
• حسابات الاستقطاع القائمة على النسبة المئوية أو المبلغ الثابت
• حسابات ودفاتر استقطاع قابلة للتكوين
• إعدادات استقطاع خاصة بالشركة
• النسب المئوية الافتراضية للاستقطاع وفترات الإفراج
🔹 تكامل متعدد المستندات
• أوامر البيع: العميل يحتجز الاستقطاع من المدفوعات
• أوامر الشراء: الشركة تحتجز الاستقطاع من مدفوعات المورد
• فواتير العملاء: معالجة تلقائية للاستقطاع
• فواتير الموردين: إدارة الاستقطاع للمشتريات
🔹 قيود دفترية تلقائية
• استقطاع المبيعات: مدين حساب الاستقطاع المدين، دائن الإيرادات المؤجلة
• استقطاع المشتريات: مدين المصروفات المدفوعة مقدماً، دائن الاستقطاع الدائن
• قيود الإفراج: عكس صحيح لقيود الحجز
• دعم متعدد العملات مع تحويل مناسب
🔹 إدارة دورة حياة الاستقطاع
• مسودة ← مؤكد ← محجوز ← مفرج عنه جزئياً ← مفرج عنه كلياً
• انتقالات تلقائية للحالة بناءً على مبالغ الإفراج
• تتبع تاريخ الإفراج المتوقع مع مراقبة التأخير
• أسباب استقطاع قابلة للتكوين (الأداء، الضمان، إلخ)
🔹 *إدارة الإفراج*
• إمكانيات الإفراج الجزئي مع تتبع مفصل
• إفراج كامل مع عكس اختياري لقيود الدفتر
• خيارات إفراج يدوية وتلقائية
• سير عمل موافقة الإفراج والتوثيق
🔹 المراقبة والتقارير
• لوحة تحكم الاستقطاع في الوقت الفعلي
• تنبيهات وتذكيرات الاستقطاع المتأخر
• ملخصات الاستقطاع حسب الشريك
• مسارات تدقيق مفصلة وتسجيل النشاط
🔹 الميزات المتقدمة
• إشعارات بريد إلكتروني للإفراجات القادمة
• معالجة إفراج تلقائية مجدولة
• إمكانيات تصدير Excel للتقارير
• تكامل مع سير العمل المحاسبي الحالي
حالات الاستخدام التجاري:
✅ البناء والمشاريع: ضمانات الأداء واستقطاعات المعالم
✅ التجارة والتوريد: ضمان الجودة وضمانات التسليم
✅ عقود الخدمة: فترات الضمان وضمانات الخدمة
✅ العقود الحكومية: الامتثال لمتطلبات الاستقطاع
✅ إدارة الموردين: أمان الدفع وضمان الأداء
خطوات التكوين:
1. إعداد الحسابات: تكوين حسابات الاستقطاع المدين/الدائن
2. تكوين الدفتر: إعداد دفتر الاستقطاع للقيود
3. الإعدادات الافتراضية: تكوين النسب المئوية وفترات الإفراج
4. إعداد الشريك: تحديد شروط الاستقطاع الخاصة بالشريك
5. الأتمتة: تفعيل الإفراجات التلقائية والتذكيرات
المواصفات الفنية:
• التبعيات: إدارة المبيعات، المحاسبة، المنتجات، البريد
• قاعدة البيانات: يدعم متعدد الشركات ومتعدد العملات
• الأداء: محسن لأحجام المعاملات الكبيرة
• الأمان: ضوابط الوصول القائمة على الأدوار ومسارات التدقيق
For technical support, configuration assistance, or customization requests:
للدعم الفني أو المساعدة في التكوين أو طلبات التخصيص:
• Website / الموقع: https://www.arab-ink.com
• Email / البريد الإلكتروني: support@arab-ink.com
• Documentation / التوثيق: Available in module help sections / متوفر في أقسام مساعدة النموذج
Author / المؤلف: Arab Ink for Trade - Eng. Mazin Abdalla / حبر العرب التجارية - م. مازن عبدالله
#إدارة_الاستقطاعات #حبر_العرب_للتجارة #حلول_محاسبية #تحول_رقمي #ذكاء_مالي #حبر_العرب_يحمي_عملك #لا_تتأخر_عرض_محدود #الفاتورة_الإلكترونية_أمر_واقع #سعودية_رقمية #سعودية_بجدارة #ZATCA #زاتكا #حبر العرب